Los profesionales implicados en la gestión documental están muy familiarizados con el concepto de metadato, término que a los neófitos les resulta oscuro y de significado poco intuitivo. Es pertinente, pues, dedicar un post a de definir qué son los metadatos y para qué sirven en el contexto de un Sistema de Gestión Documental.
Si recurrimos a fuentes legislativas, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en su artículo 42 define “metadato” como “cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”.
Es decir, que existen distintos contextos de aplicación de metadatos. Veamos algunos ejemplos o casos de uso:
A su vez, el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica define “esquema de metadatos” como “instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida”.
Hay casi tantos esquemas, modelos o estándares de metadatos, como proyectos de gestión documental. El Dublin Core es el esquema de meta-información más utilizado a nivel mundial, por su simplicidad, independencia sintáctica, alto nivel de normalización (ISO 15836) y respaldo institucional (Dublin Core Metada Initiative).
En el plano de la administración pública española, la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos trata en su apartado VII la asignación de metadatos y menciona el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) como referencia y herramienta de apoyo para la adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos.
Siendo una certeza que el contenido sin acceso no tiene valor, resulta evidente la criticidad de definir un correcto esquema de metadatos cuando diseñamos nuestra solución de software para la gestión documental basándonos, a poder ser, en los modelos y esquema preexistentes, adaptándolos en base a:
- La descripción de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos y sus características (definición, propósito, obligatoriedad, etc.).
- Los valores necesarios para cumplimentar éstos metadatos.
En GEDSA podemos ayudarte a diseñar el esquema de metadatos más adecuado en el contexto de un proyecto de implantación de un ECM o de conversión digital de documentos originales en papel.
