Originalmente, la Digitalización Certificada se refería al proceso a través del cual se permite realizar y obtener copias digitales de las facturas sin necesidad de perder el valor que se le otorga al original.
Esta imagen digital estará codificada de acuerdo a los formatos estándares de uso común y siempre con un nivel de resolución admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Con el fin de cumplir los parámetros legislativos, es necesario utilizar un software homologado por la Agencia Tributaria.
En este sentido, la Orden EHA/962/2007 define la “digitalización certificada” como “la obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicas que se publiquen por Resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria”) extrapolados al uso de un software homologado por la Agencia Tributaria que garantice el cumplimiento de todos los requerimientos legales.
La digitalización de documentos se ha convertido en un proceso fundamental para muchas empresas y administraciones públicas. Entre todos los beneficios cabe destacar la simplificación de las búsquedas, el tiempo que se gana y el hecho de evitar perder los documentos.
En la actualidad, cuando adherimos la etiqueta “certificada” pretendemos referirnos a la realización de copias electrónicas de documentos (no solo de facturas) originalmente en soporte papel “con una validez legal, de carácter probatorio y de copia auténtica”, siempre que se lleve a cabo el proceso de digitalización bajo determinados supuestos.
Más allá de la digitalización de facturas, el verdadero marco legal y normativo para el desarrollo de un proceso de digitalización con valor legal se estableció con la aprobación del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (ENI) y las Normas Técnicas (NTI) publicadas posteriormente. A tener en cuenta, entre otras NTI:
Catálogo de estándares
Documento electrónico / Expediente electrónico
Digitalización de documentos
Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos
En GEDSA somos expertos en una digitalización personalizada. Ofrecemos un asesoramiento personal en la aplicación de estos requerimientos a las necesidades concretas de nuestros clientes
