En el post anterior te contábamos las dudas que pueden surgir a la hora de adquirir un Software de Gestión Documental y te facilitábamos unos criterios a valorar dependiendo de las necesidades de cada organización.
Hoy seguimos con la lista de preguntas relacionadas con las distintas funcionalidades básicas de un Sistema de Gestión Documental, las respuestas dependen de cada contexto organizacional.
SEGURIDAD Y AUTENTICACIÓN
- ¿Cómo se evita que personas no autorizadas lean, modifiquen o destruyan documentos? ¿Cómo manejar el copyright y otras restricciones legales?
Como mínimo, el software debería permitir definir permisos por usuario y tipo de usuario para las acciones críticas sobre los documentos.
- ¿Cómo manejar el cumplimiento de la LOPD?
Dependiendo del nivel de seguridad requerido según el nivel de confidencialidad de los datos, deberán poderse implementar el registro de logs, conexión segura (SSL), seguridad de red y sistemas, encriptación de datos, firma y certificados digitales, entre otros.
RECUPERACIÓN DE DESASTRES
- ¿Cómo podemos recuperar los documentos en caso de pérdida, desastre natural o destrucción de los equipos?
En caso de sistemas en la nube (cloud computing) contratados como un servicio deberemos informarnos de la política de copias de seguridad (backup) implementada sobre nuestra instancia del sistema, así como el tiempo de cadencia para la total restitución del acceso a la aplicación y a los documentos.
Si el nuestro es un sistema on-premise (in-house), el software de gestión documental debe permitirnos definir y ejecutar nuestra propia política de copias de seguridad definiendo, por ejemplo, la periodicidad y ubicación de estas copias.
PERIODO DE RETENCIÓN – DISPOSICIÓN
- ¿Durante cuánto tiempo deben ser mantenidos los documentos?
Las normas que a este respecto hubiésemos implementado en nuestra organización deben poderse aplicar a nivel de software mediante la definición de metadatos como “fecha de caducidad” del documento al que poder asociar eventos como, por ejemplo, el bloqueo o eliminación del mismo, su cambio de estado o su paso a un dispositivo de almacenamiento a largo plazo.
ARCHIVADO
- ¿Qué formatos tienen los documentos que pretendo archivar?
A parte de observar que el sistema soporte los formatos de fichero que se utilizan en mi organización, como recomendación general habría que asegurar que se trate de formatos estándar y compatibles.
- ¿Qué formato deberá tener los dispositivos y soportes de este archivado?
Además de ser compatible con la infraestructura de mi organización, el soporte del Sistema de Gestión Documental deberá incluir actualizaciones que aseguren la compatibilidad e interoperabilidad a futuro.
En GEDSA contamos con un equipo de expertos en Software de Gestión Documental a tu disposición para todo lo que puedas necesitar para impulsar tu proyecto de gestión documental.
