Avanzar hacia la automatización de la empresa es fundamental para adaptarse a los nuevos tiempos que corren. Especialmente, para poder invertir los recursos disponibles en otras labores y, así, optimizar la productividad en el entorno laboral.
En este contexto, incorporar la facturación electrónica debe ser una de las prioridades más relevantes para el equipo corporativo, dado que este cambio puede brindar importantes ventajas para el funcionamiento de la empresa.
Por ejemplo, mayor transparencia, dado que la digitalización de documentos ofrece mayor adaptabilidad y visibilidad. Pero más seguridad en la gestión de dichos documentos, así como una optimización de los procesos en la compañía.
En definitiva, la facturación electrónica puede ser realmente beneficiosa. Pero… ¿Por qué algunas compañías aprovechan mejor las ventajas que otras? Normalmente, debido a pequeños errores que pueden suponer importantes problemas. Te comentamos los más comunes para que puedas evitarlos en tu empresa.
Errores más comunes en la digitalización de facturas
No todas las empresas aprovechan bien las ventajas de la facturación online, ya sea por pertenecer a un sector complicado, por falta de conocimiento, de herramientas o de asesoría por parte de un experto. En general, desde Gedsa hemos detectado los errores más comunes que cometen las empresas a la hora de digitalizar las facturas:
- Uso incorrecto de la nube. La privacidad y la correcta gestión de la información es primordial para garantizar la seguridad de la empresa. Especialmente, en el sector bancario, el sanitario y, en general, en todos aquellos que trabajan con gran cantidad de información de terceros.
En este contexto, el uso incorrecto de la nube puede llevar, en más de una ocasión, a exponer valiosa información y sufrir ciberataques o importantes pérdidas para la compañía.
- Soporte informático inadecuado. En ocasiones las empresas no saben exactamente qué soporte elegir para la automatización de los procesos financieros. Desde Gedsa recomendamos contar con una red totalmente digitalizada antes de dar el paso relativo a la facturación para evitar problemas de acceso a la información y su distribución
- Software inadecuado. Como hemos comentado, la selección del soporte es vital. Pero también lo es el tipo de programa o aplicación utilizar para crear, modificar, distribuir y, en general, para gestionar las facturas. Puedes optar por uno de tipo vertical (más específico con relación a tu sector), o por uno horizontal (más genérico, siempre y cuando lo personalices en función de las necesidades y características de tu empresa).
- No solicitar asesoramiento de un experto. La digitalización de facturas permite optimizar los recursos de las empresas, siempre y cuando se desarrolle correctamente y aprovechando su propio potencial. En algunos casos, las compañías deciden dar el paso sin la ayuda de un especialista. A veces puede salir bien, pero en ocasiones puede suponer un mayor coste económico y de tiempo, así como una serie de problemas de cara al futuro.
Dejando de lado los errores más comunes, la digitalización tiene un mayor potencial en determinadas áreas de trabajo. Pero… ¿Por qué aporta más según el modelo de negocio o el servicio ofrecido?
Sectores con más ventajas en la digitalización
Existen varios sectores que, por lo general, requieren con mayor urgencia el proceso de digitalización. Por ejemplo:
- Sector financiero. Puede digitalizar diferentes documentos y transacciones, gestionando de una manera mucho más rápida los movimientos constantes de la entidad.
- Sector sanitario. En los hospitales y centros de salud, los sistemas utilizados para el funcionamiento de la maquinaria también necesitan digitalizar diferentes elementos como imágenes médicas, documentación e historial del paciente, resultados, archivos médicos… Pueden ser trámites menos complicados, además de adaptarse a los cambios de los pacientes con más rapidez.
- Sector legal. En este área se generan muchas demandas, sentencias, procesos judiciales… En general, sucesos que requieren un sistema seguro para archivar y gestionar la documentación. Tal cantidad de información privada implica muchísimo tiempo de trabajo, por lo que la digitalización supone grandes ventajas en este sector.
En definitiva, la digitalización certificada de facturas es prácticamente obligatoria para aquellas compañías y entidades con grandes necesidades burocráticas, elevado nivel de facturación y mucha información que gestionar. Sin embargo, todas las empresas de la actualidad son candidatas a mejorar su competitividad mediante la automatización de la gestión financiera.
La clave está en saber analizar el sector, la actividad y las necesidades de cada compañía para optimizar su proceso de digitalización y aprovechar sus ventajas al máximo.
Desde Gedsa contamos con una larga experiencia en la digitalización de los procesos financieros. ¿Necesitas asesoría o ayuda con la gestión?
Convertir en formato digital facturas, conservar y recuperar de forma eficiente y organizada los documentos que se crean y reciben en una empresa, forma parte de un buen sistema de Gestión Documental.
