A continuación te presentamos tres ejemplos en los que el Records Management puede ayudarte a transformar digitalmente tu empresa
Primero aclaremos el concepto de Industria 4.0 o cuarta revolución industrial: Es aquella transformación digital que permite la hibridación entre el mundo físico y el digital, es decir, posibilitan la vinculación del mundo físico (dispositivos, materiales, productos, maquinaria e instalaciones) al digital (sistemas). Esta conexión habilita que dispositivos y sistemas colaboren entre ellos y con otros sistemas para crear una industria inteligente.
En este contexto se han identificado distintos retos que afectan a todos los procesos o a alguno de los eslabones de la cadena de valor como el diseño, fabricación, logística y distribución, atención al público y servicios post-venta. Sin un propósito exhaustivo, en este post relacionamos algunos de estos desafíos de la Industria 4.0 con estrategias de gestión documental que pueden contribuir a su consecución.
1) Uso de métodos colaborativos para potenciar la innovación en el ámbito del diseño
Implica tanto los medios tecnológicos que lo hacen factible (repositorio documental en el que compartir la información) como las convenciones necesarias para dotar a esta información de una estructura y nivel de descripción mínimos que posibiliten su búsqueda y recuperación sin los que nos enfrentaríamos a un caos documental difícilmente manejable.
2) Digitalización de los medios productivos
Es la solución para combinar en una cadena de producción la eficiencia y la flexibilidad para favorecer que los activos productivos puedan adaptarse de manera rápida a un cambio de serie o producto y, además, permitan gestionar tamaños de series y tiempos de respuesta más cortos. Este es un reto que implica una importante inversión máxime cuando implica la adaptación de los medios ya existentes.
La gestión documental puede, en ciertos casos, paliar esta situación proponiendo una solución intermedia. Por ejemplo, el departamento de diseño de una empresa industrial custodia los patrones producción creados para cada cliente en un sistema de carpetas compartidas, con una estructura no claramente definida y condicionada al conocimiento personal y sin una política definida de copias de seguridad.
Como consecuencia, hay demoras en la localización de estos documentos y un alto riesgo de pérdida de un activo de información crítico. Es fácil prever que una correcta gestión documental, haciendo uso de sistemas automatizados, permitirá ser más eficiente pero también más flexible: disponiendo de un fondo documental correctamente descrito y fácilmente recuperable los nuevos proyectos podrán basarse en otros anteriores acortando los plazos de puesta en producción y facilitando los cambios.
3) Adaptación a la transformación de canales de venta, atención al cliente y post-venta (digitalización y omnicanalidad).
Hasta no hace mucho los canales tradicionales eran los únicos a través de los que podrían gestionarse las transacciones con nuestros clientes. Con la irrupción de la tecnología el consumidor demanda la apertura de canales digitales para hacer un pedido, presentar una reclamación o gestionar la prestación de un servicio.
Si aplicamos estrategias y herramientas de gestión documental podemos obtener ventajas como, por ejemplo, compartir digitalmente con el cliente varios diseños de un producto para recabar su aprobación y documentarla de forma dinámica, es decir, a través de la trazabilidad de nuestra aplicación lanzando un flujo de trabajo que registrará la fecha y persona que autoriza el trabajo automáticamente.
A partir de aquí las posibilidades de optimización son múltiples: si utilizamos tecnología BPM podríamos pensar en lanzar otra serie de acciones como la puesta en producción (comunicación hombre-máquina). Estaríamos aportando robustez y minimizando el coste administrativo del proceso de aprobación para el departamento Comercial además de evitando errores y acortando tiempos de respuesta en la fabricación.
La gestión documental y en concreto el records management forma parte intrínseca de la transformación digital en tanto la información es un activo industrial con cada vez mayor peso en las empresas. Cabe aclarar que, independientemente del soporte, los documentos (records) no son nada más que la concreción de las actividades y procesos llevados a cabo por una organización en el ámbito de su desempeño.
En GEDSA podemos ayudarte a valorar qué estrategias aplicar para transformar digitalmente tu empresa.
