En el mundo empresarial es cada vez más importante tomar acciones para iniciar el camino a la sostenibilidad. Además de la responsabilidad en materia de protección ambiental que cada organización tiene y debe asumir, transformar los negocios para que sean sostenibles también es crucial para desarrollar y renovar las capacidades competitivas.
Actualmente, para una empresa volverse ecológica es una oportunidad de innovar e incrementar su participación en el mercado. Pero ¿está preparada para ser verde?
Para afrontar una transformación ecológica es necesario implementar un plan de acción estratégico, incorporar la sostenibilidad a la cultura de la organización y adoptar las herramientas tecnológicas que permitan cuidar el medioambiente. En esto, la gestión documental ofrece más que un impulso.
Qué es la transformación ecológica empresarial
La transformación ecológica es la adaptación o mejora que realiza una empresa a nivel operacional, organizativo y de cultura, con el fin de priorizar la sostenibilidad dentro de cada proceso interno.
Desde otra perspectiva, la transformación ecológica es una manera de hacer negocios, en donde se genera un importante crecimiento económico, pero protegiendo de diversas formas los recursos y promoviendo la sustentabilidad, tanto en las fases de producción como a nivel administrativo.
Acciones clave en la transformación ecológica de las empresas
Ser una empresa verde o sostenible requiere de planificación y de un proceso de cambio, siendo primordiales las siguientes acciones:
Gestionar el cambio de forma óptimo
La empresa debe trazar una nueva ruta que le permita alcanzar los mismos objetivos planteados, pero con responsabilidad ambiental.
De esta forma, la organización podrá conducir a la par sus estrategias corporativas y las ambientales. Además, los procesos y las personas que conforman la empresa podrán adaptarse a la transformación.
Incorporar la sostenibilidad a la cultura de la empresa
Esta transformación será exitosa sólo si los líderes de la organización se comprometen y son capaces de observar el poder que puede ofrecer la sostenibilidad a la empresa, tanto para incrementar la rentabilidad como para crear valor en sus productos o servicios.
Además, el mensaje de sostenibilidad y conciencia ambiental debe ser transmitido a los empleados. Puesto que son ellos los que moldearán finalmente la nueva cultura ecológica de la organización.
Invertir en tecnología
Es fundamental la adopción de tecnologías que ayuden a modernizar y agilizar las operaciones, así como faciliten el incremento de la productividad. Lo que a su vez conlleva al ahorro de papel, a una mejor gestión de residuos, a la disminución del consumo energético y a la reducción de emisiones a la atmósfera.
¿De qué tecnología hablamos? Principalmente de sistemas que permitan:
- La digitalización de los datos.
- La gestión documental.
- La automatización de procesos y tareas, etc.
La gestión documental: una estrategia para la transformación ecológica
La gestión documental es el conjunto de estrategias y herramientas digitales que se emplean para garantizar la organización, la seguridad y la accesibilidad a los documentos de una empresa. Incluyendo las tecnologías que permiten digitalizar documentos físicos.
Cuando se adoptan sistemas para la gestión de documentos y se comienza a usar datos digitales las empresas logran acelerar los flujos de trabajo, disminuir los gastos operativos asociados a las oficinas y optimizar los procesos.
Esta óptima gestión documental es un factor valioso que impulsa la transformación ecológica de la organización de la siguiente manera:
Disminuye o elimina la impresión
Cuando la empresa adopta sistemas para la gestión documental se crean y gestionan documentos electrónicos, lo que reduce significativamente la impresión y, en consecuencia, disminuye la huella de carbono de la organización.
Recordemos que la impresión es uno de los procesos que más papel consume, y por lo menos el 15% de este papel impreso será depositado en la papelera.
Menor uso de cartuchos de impresión
Durante su fabricación, cada cartucho o tóner tiene la capacidad para arrojar a la atmósfera 11 libras de dióxido de carbono.
Esta es una grave problemática que se disminuye cuando la empresa lleva a cabo una óptima gestión documental, porque puede disminuir la impresión y conservar por más tiempo los cartuchos.
Ahorro de papel
La gestión documental ayuda a las organizaciones a eliminar el papel de procesos administrativos vitales. Gracias a este ahorro de papel se reduce la huella ambiental de las empresas. ¿Por qué? Porque es una acción que salva árboles, ahorra barriles de petróleo y disminuye las emisiones a la atmósfera.
Ayuda a implementar la cultura de sostenibilidad
La adopción de sistemas para la gestión documental permite inducir al empleado a tomar conciencia sobre la importancia y necesidad de la sostenibilidad. Y ese cambio dentro de la oficina… esa nueva cultura de la empresa será transferida por el mismo trabajador a otras áreas de la sociedad.
Permite adoptar una gestión de residuos
La óptima gestión documental también considera diseñar y ejecutar plan de acción a lo largo del ciclo de vida de los documentos, incluyendo la fase de eliminación, en el caso de que sean archivos innecesarios o hayan cumplido su propósito.
En consecuencia, las empresas pueden aprovechar la gestión documental para adoptar alternativas ecológicas en materias de residuos, como el reciclaje o el reuso de documentos triturados en procesos como el embalaje.
Los documentos digitales salvan al medio ambiente
Vivimos en un mundo en el que comunicarse, tomar notas, recibir correos e incluso revisar el calendario se realiza mediante dispositivos electrónicos. La gran mayoría del contenido que consumimos es digital, por lo que se ha disminuido en gran proporción el uso del papel.
Pero ¿qué pasa en las empresas que continúan archivando los documentos físicos, donde siguen tomando notas con bolígrafos en reuniones e imprimiendo informes?. Esto simplemente ya no es práctico, conlleva una pérdida importante de dinero y tiempo y es una manera de perpetuar el daño al medio ambiente:
- La fabricación de papel y su eliminación en vertederos causa emisiones de gases de efecto invernadero.
- El reciclaje del papel crea lodos que pueden contaminar el agua.
- La producción de papel conlleva a la desaparición diaria de más de 200 km2 de bosque.
- La industria del papel representa el quinto mayor consumidor energético del mundo.
Además, las organizaciones que continúan utilizando documentos en formato papel mantienen gastos operativos elevados asociados a:
- La adquisición de papel.
- El almacenamiento de archivos.
- Los costes de alquiler de instalaciones para almacenar los documentos
- El mantenimiento de impresoras o copiadoras.
En GEDSA impulsamos tu transformación ecológica
En GEDSA te entregamos las soluciones de digitalización y gestión documental que te permiten avanzar en tus objetivos comerciales o institucionales, te ayudamos a proteger la información y a optimizar los recursos para comenzar la transformación ecológica.
Ser una empresa verde es una necesidad urgente. Es una demanda del medio ambiente, pero también de los clientes, de los socios y de las leyes. Contáctanos. En GEDSA estamos comprometidos con la excelencia y la sostenibilidad.
