Redactar un contrato de compraventa, revisar escrituras, recibir y contestar correos, clasificar y resguardar documentos con valor probatorio, modificar las cláusulas de una demanda, enviar recordatorios a clientes, buscar expedientes… Así es la realidad en los bufetes de prestigio, siendo enorme la cantidad y variedad de documentos legales que manejan a diario.
Cada uno de estos documentos representa un caso, un cliente, un problema, una solución y una enorme responsabilidad. En consecuencia, es fundamental que los abogados cuenten con herramientas tecnológicas que les permitan gestionar los archivos de forma eficaz y digitalizada, ahorrando tiempo, espacio y dinero. En este post nos adentramos en la importancia que tiene un sistema de gestión documental para un despacho jurídico, explicando cómo puede ayudar a los abogados a enfrentar sus desafíos.
El poder de la gestión documental para los abogados
La gestión documental digital es una manera moderna, segura y sostenible de organizar, almacenar y proteger la información. Es una práctica fundamental para los bufetes que buscan incrementar la productividad del equipo legal, adaptarse al nuevo panorama digital y mantenerse al frente de la competencia.
Implica el uso de un sistema de gestión documental, o Document Management System DMS que centraliza y categoriza los archivos jurídicos, permitiendo a los profesionales del Derecho ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos y en la extracción de datos cruciales para los casos, garantizando el uso de información actualizada.
Este tipo de softwares ayudan a maximizar la eficiencia y representan una ventaja competitiva para los abogados, porque les facilita la búsqueda, creación y edición de documentos, el intercambio de archivos y el trabajo colaborativo. Además, permiten la automatización de flujos de trabajo para establecer prácticas innovadoras y centradas en el cliente.
Por ejemplo, un DMS permite a los abogados:
- Automatizar flujos de trabajo asociados a los documentos, como la aprobación de contratos o poderes.
- Editar documentos de forma colaborativa con otros colegas de la oficina, manteniendo el control de las versiones y teniendo acceso al historial de cambios.
- Digitalizar y almacenar acuerdos entre clientes, contratos laborales, expedientes judiciales, correspondencia, registros corporativos, jurisprudencia, etc.
Cómo un sistema de gestión documental ayuda a resolver los desafíos en un estudio jurídico
Un software de gestión de documentos ayuda a los abogados a enfrentar los desafíos únicos del área jurídica de la siguiente manera:
1 Creación de documentos legales
Una de las tareas que requiere tiempo es la redacción de documentos de manera manual, aún cuando se emplean formatos digitales. Por ejemplo, los contratos o acuerdos que se crean o renuevan.
Esto significa el desperdicio de un tiempo valioso, sobre todo tomando en cuenta que un bufete gestiona casos legales de distintas áreas del Derecho (corporativo, penal, de familia, mercantil, etc.).
¿Qué hace el DMS?
- Ayuda a los despachos de abogados a agilizar el proceso de creación de documentos mediante el diseño y uso de plantillas y cláusulas estandarizadas, para generar, rápidamente y de manera automática, documentos personalizados precisos.
Así, los abogados no comienzan un documento desde cero. Tienen acceso a múltiples plantillas que pueden actualizar constantemente. De esta manera podrán enfocarse más en el contenido que en el formato.
2 Información consistente y múltiples versiones de documentos
Otro de los retos de los escritorios jurídicos es eliminar el error humano. Es tan grande el volumen de documentos que manejan que, en la administración de archivos físicos, resulta difícil realizar un seguimiento de los cambios realizados, pudiendo presentarse confusiones en datos y hasta pérdida de información.
Un sistema de gestión de documentos cuenta con control de versiones para garantizar la integridad y calidad de la información. Específicamente permite:
- Conocer qué equipo legal está trabajando en qué documentos y qué abogado ha creado o editado un determinado archivo.
- Rastrear las modificaciones que han realizado los usuarios en los documentos. De esta forma, los abogados autorizados en cada caso siempre visualizan la versión más reciente de cada documento.
3 Clasificación y búsqueda de documentos
Buscar y recuperar rápidamente documentos es crucial en un despacho de abogados, para poder actuar en defensa del cliente y velar por sus intereses.
Un gestor documental resulta una herramienta eficaz para la gestión eficiente de la información. Es un sistema que puede realizar de manera automática el etiquetado de
documentos e incorporación de palabras clave relevantes para facilitar la clasificación y permitir al usuario la búsqueda de archivos mediante diversos criterios.
De esta manera, los gestores de documentos ahorran tiempo a los equipos legales. En solo segundos el abogado puede realizar una búsqueda rápida del documento relevante que requiere y tener acceso a su contenido, siempre que esté autorizado para ello.
4 Garantizar la seguridad de los documentos legales
En el ámbito jurídico es normal trabajar con datos sensibles, tener acceso a documentos e información personal de los clientes y llevar casos con detalles muy confidenciales. Gracias al uso de un sistema de gestión documental la protección de toda esta información está garantizada.
Este tipo de software cuenta con múltiples métodos de seguridad, como el cifrado de documentos, el control de acceso basado en roles y la autenticación de dos factores, con el fin de prevenir la visualización de datos o el uso de información sensible por personal no autorizado.
5 Trabajo colaborativo
La colaboración es uno de los aspectos críticos en todo bufete. Los abogados, sus asistentes legales y demás personal de apoyo requieren trabajar en equipo para lograr los objetivos.
Un sistema de gestión de documentos permite que varios usuarios autorizados accedan y modifiquen los archivos de manera simultánea. Además, facilita la incorporación de comentarios .
Esta capacidad de un DMS es indispensable para que todos los miembros del equipo puedan revisar los archivos y contribuir el caso de manera eficaz, sin retrasos y brindando el mejor servicio al cliente.
6 Costes de almacenamiento
Los documentos en formato de papel ocupan un enorme espacio físico, presentando grandes costos asociados a su almacenamiento, administración y protección.
Cuando se implementa una gestión digital de documentos se elimina la necesidad de contar con enormes áreas para almacenamiento, lo que disminuye los costes y facilita la gestión de la información a largo plazo. Por otro lado, se disminuye el uso de papel y de tinta, contribuyendo de esta forma a la conservación del medio ambiente.
8 Acceso remoto a documentos legales
En la actual era digital resulta esencial la capacidad para trabajar de manera remota. En un escritorio jurídico esta modalidad es vital, sobre todo para la productividad de los abogados que deben viajar y reunirse con los clientes en las operaciones diarias. Esto siempre debe realizarse bajo estrictas normas y prácticas que resguarden los datos confidenciales.
Un software de gestión de documentos proporciona una base de datos centralizada donde los documentos pueden compartirse y editarse de manera segura, sin importar la ubicación física del usuario.
Esta capacidad de un gestor documental, además de agilizar el flujo de trabajo, ayuda a incrementar la protección de la información, porque evita que los archivos sean enviados por correos electrónicos o compartidos físicamente.
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