Desde hace varios años, el GDPR ha llegado a las normativas europeas para proteger los datos de los usuarios y mejorar el tratamiento de esa información tan sensible. Actualizando la desfasada ley anterior, que no tenía en cuenta las tecnologías de hoy en día, marca una serie de obligaciones que se deben tener muy en cuenta.
Qué es el GDPR
El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés, General Data Protection Regulation) es una normativa que regula el tratamiento de datos personales y su circulación o comercialización en el ámbito de la protección de datos de las personas físicas.
Se trata de una ley dentro del marco europeo, aprobada en abril de 2016 y puesta en funcionamiento en mayo de 2018. Todas las empresas que tengan su sede o parte de sus negocios en la Unión Europea deben acogerse a ella. No hacerlo puede llevar a sanciones de hasta el 4% del volumen de facturación de la compañía en cuestión.
El objetivo principal de este reglamento es otorgar el control de sus datos personales a los residentes y ciudadanos europeos, así como unificar los criterios que establecían los diferentes países. Esto último es especialmente útil para aquellas empresas no europeas que quieran trabajar con varios países, ya que solo tendrán que atenerse a esta normal.
La nueva ley ha ampliado la definición de lo que conocemos como Datos Personales, incluyendo todo lo que se consideraba dentro de la Ley de Protección de Datos anterior y que ha evolucionado desde entonces, tanto nuevas tecnologías de información y almacenamiento como el Internet masivo o los datos en la nube.
Por ejemplo, ahora los identificadores online como las direcciones IP son considerados parte de esos datos personales protegidos. Otros datos, como la información económica, cultural o de salud mental, también se consideran información de identificación personal. Los pseudónimos también pueden estar sujetos al GDPR, según las circunstancias.
Requisitos para el cumplimiento en materia de Protección de Datos
Como hemos visto, todas las empresas tienen la obligación de cumplir el GDPR y debe ser prioridad máxima si tratamos datos personales con frecuencia. Vamos a analizar cuatro aspectos fundamentales para no incurrir en ninguna acción legal por falta de conocimientos.
Entender la legislación
El primer paso para acercarnos al GDPR es comprender de forma adecuada cómo funciona la ley y a qué nos obliga. Es importante conocer las posibles sanciones y, como recomendación, realizar una auditoría para que su cumplimiento sea el adecuado.
Se debe tener en cuenta que el tamaño de la compañía no afecta a la normativa, por lo que todas están destinadas a acatarla. Existen regulaciones concretas para diferentes sectores y diversas formas de aplicar la norma a los negocios, por lo que cada organización tendrá que preparar su modelo en consonancia.
Mantener un registro de datos
Cuando ya se tenga claro cómo funciona esta ley, se debe tener un absoluto control sobre los datos de los clientes y usuarios. Se permitirá la exportación de los documentos en un formato universal, preferiblemente digital, para poder entregarse a quien lo solicite para su revisión o destrucción.
También se generarán informes sencillos de manera regular, para facilitar el cumplimiento de la normativa y tener un control estricto del proceso de almacenaje de estos datos personales.
Adaptar los flujos de trabajo
Se deberán integrar modelos de trabajo específicos que permitan a los empleados aplicar el GDPR según su necesidad. Cada uno tendrá un procedimiento concreto que le facilite el procesamiento de los datos dentro del marco legal especificado.
Contar con las herramientas adecuadas
Un software de gestión documental facilita registrar, localizar y recuperar datos de la forma más sencilla y eficaz, gracias por ejemplo a la posibilidad de añadir metadatos que ayuden a la identificación tanto del usuario como de los propios datos, así como su clasificación en toda la base.
Cómo ayuda un software de gestión documental
Como se ha apuntado antes, poder contar con un software que nos facilite la gestión de los datos es parte fundamental del cumplimiento del GDPR. Por ejemplo, algo que marca la ley es que, en el momento en que un usuario requiere que sus datos sean corregidos o eliminados, la empresa cuenta con 30 días para solucionar esta incidencia.
Por lo tanto, el sistema de gestión documental debe poder localizar todo lo necesario, a través de los metadatos avanzados que se hayan generado. Con esto no solo se mejorará la precisión de la búsqueda de archivos, sino que también se cumplirán los tiempos exigidos por la ley.
El software en cuestión también debe poder etiquetar datos para identificarlos de manera exacta, recopilando información de diferentes ubicaciones y diferentes formatos. Al generar un informe para el usuario que lo necesite, debe exportarse y entregarse de manera gratuita en un formato común y legible, como puede ser .csv.
Este programa también tendrá un seguimiento a través de informes, que incluyan los consentimientos otorgados por los usuarios y una clasificación de la información según su sensibilidad e importancia.
En resumen…
La nueva ley ayuda al usuario a tener mayor control sobre sus datos en Internet, pero también obliga a las organizaciones a tener sistemas de control de esta información mucho más correcta y adecuada. Dadas las tendencias de desarrollo empresarial actuales, contar con las herramientas más versátiles y apropiadas en el futuro a medio-largo plazo será imprescindible para cumplir con el GDPR.
¿Necesitas ayuda?
Desde Gedsa trabajamos para ayudar a las empresas a dar el salto a la digitalización mediante la implementación de nuevas herramientas y procesos automatizados en sus proyectos.
Si quieres estar preparado para el futuro,
