En un contexto de desarrollo tecnológico y de optimización e innovación constante de los procesos de una empresa es importante estar familiarizado con los conceptos más comunes.
La Gestión Documental es una disciplina que ha evolucionado mucho en los últimos años. Por eso, para facilitar su comprensión y uso, en GEDSA hemos recopilado una serie de términos para crear el Diccionario sobre la Gestión Documental.
Diccionario de términos sobre la Gestión Documental
B
BPO: Business Process Outsourcing (BPO) es la externalización de determinados procesos de negocio a través de la subcontratación de empresas especializadas.
Las empresas suelen recurrir al BPO para el outsourcing financiero, de recursos humanos, de marketing o de gestión documental. Casos de uso del servicio BPO.
C
Custodia documental: proceso en el que una empresa especializada almacena, protege y vigila documentos. Cada vez más empresas recurren a este servicio debido a la falta de espacio y recursos para custodiar su información en papel o por reducir los costes asociados a este proceso. Más información sobre la custodia documental.
D
Digitalización: proceso tecnológico que, a través de la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, permite transformar la imagen de un documento en un códigos numéricos legibles por un software.
Digitalización certificada de facturas: proceso admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria por el que se realiza una copia en formato digital de una factura en formato papel manteniendo su validez legal ante cualquier petición de la AEAT u otro organismo oficial.
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● Qué se necesita para destruir las facturas en papel.
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I
Indización de documentos: proceso por el cual se extraen una serie de conceptos representativos de los temas tratados en determinado documento para utilizarlos después como puntos de acceso en su recuperación. También tienen la finalidad es la de describir los documentos para preservar su significado a lo largo del tiempo, facilitar su uso y su gestión.
Requiere, por tanto, de un análisis intelectual de lectura, abstracción y síntesis, previo a la selección, dentro de un vocabulario controlado, de los términos de indización que mejor representen los conceptos contenidos en el documento.
Más información sobre la indiciación de documentos
M
Metadatos: son, según la definición más común, datos que describen otros datos o «datos sobre datos», es decir, describen el contenido de los archivos o la información de los mismos.
Son datos altamente estructurados que describen características como el contenido, calidad, información y otras circunstancias o atributos.Pueden clasificarse en función de criterios como su contenido, variabilidad o función. La gestión de los metadatos puede ser de gran ayuda para ganar en eficiencia operativa y/o tomar mejores decisiones para la obtención de ventajas competitivas.
O
OCR: son las siglas en inglés de Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de un proceso tecnología que le permite convertir diferentes tipos de documentos, tales como documentos en papel escaneados, archivos de PDF o imágenes captadas por una cámara digital en los datos editables y con opción de búsqueda.
S
Sistema de Gestión Documental (SGD): estructura que permite administrar, conservar y recuperar de forma eficiente y organizada los documentos que se crean y reciben en una empresa.
Software de gestión documental: aplicación que permite gestionar, almacenar, distribuir y recuperar los documentos, escaneados o creados originalmente en formato digital, de una empresa.
T
Técnicas documentales: herramientas que permiten el conocimiento de datos o ideas expuestas sobre un tema concreto. En la gestión documental encontramos técnicas como la digitalización combinada con el OCR, la indexación (automática o manual), la clasificación o asignación de puntos de acceso normalizados.
Esperamos que este diccionario te haya resultado de utilidad. Poco a poco iremos ampliándolo. Infórmate en nuestra sección de noticias para estar al día de todo lo relacionado con la Gestión Documental.
