Este es el tercer y últimos post de la serie ¿Qué debo valorar en un Software de Gestión Documental? en el que te hemos facilitado una serie de criterios a valorar antes de adquirir esta herramienta.
Aquí te mostramos las últimas preguntas relacionadas con las distintas funcionalidades básicas de un Sistema de Gestión Documental, las respuestas dependen de cada contexto organizacional.
DISTRIBUCIÓN
- ¿Cómo hacer que los documentos estén disponibles para quien los necesite?
Además de los usuarios internos (el propio personal de mi organización) pueden existir usuarios externos con necesidades de acceso a los documentos. En caso de detectarse este requisito será muy interesante contar funcionalidades que permitan compartir documentos vía web limitando o no el acceso al resto del sistema.
FLUJOS / PROCESOS DE TRABAJO
- ¿Es requerido implementar determinada secuencia en cuanto a la creación, revisión, aceptación o publicación de los documentos?
Si pretendemos contar con un sistema que aporte funcionalidades adicionales a las de un repositorio de documentos, deberemos analizar qué flujos de trabajo podremos implementar sobre los documentos (los más típicos son los de revisión y aceptación) y si esto requerirá o no de desarrollos adicionales sobre el software.
TRAZABILIDAD
- ¿Qué información hay que guardar sobre las acciones sobre los documentos (por ejemplo, versionado de los documentos, registro de modificaciones, acceso, etc.)?
El histórico de acciones sobre un documento y su ubicación deben almacenarse de forma automática en la aplicación siendo consultables para el usuario. Esto abarcará funcionalidades para el control de versiones de los documentos, modificable manualmente.
DESCRIPCIÓN Y CLASIFICACIÓN
- ¿Qué metadatos, códigos de identificación, taxonomía, sistema de clasificación u ordenación tendrá que aplicarse sobre los documentos para su correcta recuperación?
Cabe preguntarse antes si actualmente los documentos se hallan descritos o clasificados de algún modo y dónde se registra esta información. Como mínimo, el sistema a implementar deber permitirnos mantener el nivel de descripción actual y, a ser posible, ampliarlo con otras funcionalidades como, por ejemplo, la búsqueda a texto completo (mediante aplicación de OCR), la definición de reglas para la clasificación y atributado automático de los documentos que se ingesten en el sistema, etc.
En algunos casos puede resultar interesante buscar el asesoramiento de un externo en esta fase de definición, solicitando información comercial y demos de producto que nos ayuden a visibilizar las funcionalidades de los Sistemas de Gestión Documental y cómo se concretan los requisitos que intuimos que nos son de aplicación.
En GEDSA contamos con un equipo de expertos en Software de Gestión Documental a tu disposición para todo lo que puedas necesitar para impulsar tu proyecto de gestión documental.
