Cuando nos planteamos adquirir un Software de Gestión Documental pueden surgirnos dudas de cuáles son los aspectos que definirán si se adapta mejor o peor a nuestras necesidades.
Necesitamos establecer unos criterios de valoración que nos permitirán evaluar las distintas opciones que en Sistemas de Gestión Documental nos ofrece el mercado.
Estos criterios de valoración dependerán del contexto de cada organización. No obstante, el Software de Gestión Documental presenta unas características definitorias cuyo cuestionamiento nos puede ayudar a definir nuestros requisitos de compra.
A continuación presentamos una primera lista de preguntas, en estilo directo, en relación con distintas funcionalidades básicas de un Sistema de Gestión Documental cuyas respuestas corresponderán a requisitos específicos de nuestro contexto organizacional:
ALMACENAMIENTO
- ¿Dónde se almacenarán los documentos?
Se trata de la estructura real que soporta los metadatos y los ficheros-documentos por lo que puede ser importante conocer los requerimientos de la aplicación a nivel de sistema de gestión de bases de datos, uso del software libre o espacio en disco requerido. Asimismo, el almacenamiento puede resolverse mediante un servidor propio instalado en tu red, un servidor propio pero gestionado por una empresa externa o totalmente externo.
- ¿Dónde necesitarán los usuarios acceder a los ellos?
En algunas organizaciones puede resultar de interés disponer acceso Web a los documentos, incluso a través de dispositivos móviles. En sentido contrario, algunas instituciones pueden requerir limitar el acceso a un entorno cerrado.
NAVEGACIÓN
- ¿Cómo se archivan los documentos?
Puede interesarnos conocer qué estructura a nivel de navegación nos ofrece la aplicación: qué opciones y pantallas de menú existen hasta llegar a los documentos.
- ¿Qué métodos se usarán para organizar o indexarlos?
Los documentos deben poderse archivar con los mismos criterios de organización que un archivo físico (clasificados por series o colecciones, ordenados en base a distintos criterios), multiplicándose además las opciones de búsqueda con la asignación de metadatos.
Deberían valorarse las mejoras en la entrada de documentos al sistema mediante la ingesta automática de documentos mediante uso hot folders, direcciones de email asociadas, etc.
CONSULTA
- ¿Cómo se encuentran los documentos?:
El Sistema de Gestión Documental debería ofrecer, como mínimo opciones de navegación a través de los documentos y de búsqueda específica a partir de sus metadatos.
- ¿Qué tipo de información sobre los documentos se guardará para una recuperación rápida de los mismos?
Puede resultar de gran ayuda, sobre todo si se prevé una consulta frecuente, contar con opciones que agilicen la recuperación como las búsquedas predefinidas, la aplicación de filtros o nuevos criterios de búsqueda sobre los resultados, navegar por la jerarquía de los documentos, etc.
En GEDSA contamos con un equipo de expertos en Software de Gestión Documental a tu disposición para todo lo que puedas necesitar para impulsar tu proyecto de gestión documental.
