¿Cuáles son los criterios válidos para elegir las mejores condiciones a la hora de custodiar nuestros archivos?
En este post nos centramos en la norma ISO 11799:2015 que, aunque todavía no se ha publicado en español, la utilizaremos como base central para hablaros sobre estos criterios de elección que debemos tener en cuenta a la hora de seleccionar el mejor archivo documental.
EMPLAZAMIENTO DEL EDIFICIO
Este apartado ha quedado fuera de la nueva versión de la que os hablamos. Sí quedaba reflejado en la ISO 11799:2003; no obstante consideramos importante seguir destacando ciertos puntos respecto a las instalaciones propias de la custodia.
- Edificio ubicado en una zona sin actividad contamiante ni industrial que pueda acarear riesgo de incendio.
- Recomendable el aislamiento del edificio, también por evitar riesgos residuales.
- Debemos tener en cuenta factores ambientales como el nivel freático, la altitud sobre el nivel del mar, el riesgo sísmico de la región, el clima o incluso desprendimientos.
- La orientación más recomendable es el oeste y así minimizar la incidencia de la luz solar y las oscilaciones de temperatura.
CONSTRUCCIÓN DEL EDIFICIO
- Separar el depósito del resto de dependencias de las instalaciones.
- Instalar dispositivos de acceso restringido, de modo que solo personal autorizado tenga acceso. Así también controlamos las entradas y salidas del personal.
- Evitar ventanas o puntos que posibiliten la entrada directa de luz solar.
INSTALACIÓN Y EQUIPAMIENTO
- Evitar siempre que sea posible conductos y cableados en la zona de archivo.
- Mantener un sistema de control de temperatura, ventilación y calidad de aire, dentro siempre de los niveles permitidos por la norma.
- Medidas de protección contra estímulos externos (robos, incendios, etc).
- Minimizar la incidencia ambiental lo máximo posible. Una buena elección, es ubicar la documentación en contenedores de cartón con PH neutro, con un formato adecuado a los fondos a conservar.
- Recomendable evitar el apilamiento.
NORMAS DE USO Y MANTENIMIENTO
- Establecer una Política de Uso Aceptable a nivel interno donde se recojan prohibiciones evidentes como fumar o comer y beber en la zona de archivo así como las consecuencias del incumplimiento.
- Establecer rutinas de limpieza y control de plagas.
- Definir protocolos de actuación para ciertos casos de posible crisis como, por ejemplo, controles para evitar infestaciones.
- Cuarentena temporal para los nuevos fondos a archivar que provienen de otros depósitos para sanearlos primero.
- Minimizar el tiempo que los documentos salen de su ubicación en el archivo para su consulta.
PLAN DE CONTROL DE DESASTRES
- Todo Archivo Documental debe disponer de un Plan de Continuidad y realizar pruebas o simulacros de posibles actuaciones de emergencia para poder estar preparados.
- Indispensable la instalación de elementos y medidas preventivas.
Una cosa que debemos tener en cuenta sobre estos dos últimos puntos es que no nos aseguran la prevención de posibles peligros si no hemos sido precavidos respecto a todos los anteriores.
Por ejemplo: aunque dispongamos de un sofisticado sistema de control de temperatura, será menos preciso activarlo si hemos dispuesto una orientación oeste para nuestro archivo y, además, la zona de almacenamiento carece de ventanas. Con este planteamiento, además, maximizamos el ahorro y redundamos en un mayor respeto al medio ambiente.
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