ARCHIVE es una solución desarrollada por el Ministerio de Hacienda y Función Pública para el archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, disponible para cualquier administración pública e a través del Centro de Transferencia de Tecnología.
Como no podía ser de otro modo, siendo la documentación la concreción del acto administrativo, los requisitos de implementación de ARCHIVE emanan del marco legal que ha impulsado la transformación digital de todas las administraciones, iniciada con la publicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad y, más recientemente, con la implantación de la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015.
Analizando el alcance funcional de la propia aplicación ARCHIVE, puede concluirse que en su diseño se ha tomado en consideración además los preceptos de la Archivística “tradicional”, habiéndose mantenido conceptos como la clasificación por series documentales (cuadro de clasificación), el principio de procedencia (Centro de Archivo), etc.
No obstante, existe un riesgo real de segmentación del fondo documental inherente a la implantación de ARCHIVE al no ser ésta una solución pensada para el Archivo de expedientes o documentos en papel. Siendo así, el éxito en la implantación de ARCHIVE radicará en la habilidad para encontrar las sinergias que permitan:
- Alinear los procedimientos, normas, instrumentos y soluciones desarrolladas por los archiveros para la gestión documental en su sentido más tradicional (clasificación orgánico funcional, esquemas de metadatos, cuadros de acceso, calendario de vigencia, etc.) con las nuevas posibilidades que ofrece la tecnología (inmediatez y recurrencia en la consulta, implementación de directivas de seguridad, explotación de datos, extracción automática de metadatos, etc.) y
- Adoptar las estrategias más oportunas para la transferencia de documentos, datos y metadatos tanto con los sistemas de información a extinguir con la implantación de ARCHIVE (mapeo y migración de datos, digitalización de documentos en formato original papel, etc.) como con aquellas otras herramientas con los que deba convivir e interaccionar (sistemas de tramitación electrónica, INSIDE, entre otros).
Sería un error, por ejemplo, desarrollar un nuevo cuadro de clasificación o describir de forma distinta las unidades documentales atendiendo a algo tan “baladí” en el fondo como es su formato. Para evaluar la información de partida y proponer soluciones prácticas, es una buena práctica tomar en consideración la asistencia de profesionales.
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