Las ventajas de que una organización sea más productiva y ágil con las herramientas digitales sólo serán reales en la medida en que los empleados sepan utilizarlas.
La verdad es que muchos trabajadores no se encuentran aún preparados con las habilidades o competencias digitales que requieren las empresas ahora, en plena evolución y transformación digital.
En consecuencia, si las organizaciones desean implantar con éxito un sistema de gestión documental, para optimizar sus flujos de trabajo y mejorar la administración y seguridad de los archivos electrónicos, es indispensable que consideren el componente humano. ¿Cómo? Brindando capacitación adecuada a los empleados y garantizándoles apoyo continuo.
Acciones previas a la capacitación de la fuerza laboral
Antes de comenzar a capacitar a la fuerza laboral, es preciso seleccionar el gestor de documentos que satisfaga los requerimientos de la empresa, planificar el proceso de implantación y desarrollar el plan de formación.
Elegir e implantar el gestor de documentos
Al elegir el software de gestión de documentos adecuado se considera el tamaño de la empresa, el nivel de seguridad necesaria, el volumen de archivo que se gestiona, etc. Además, es esencial que el software sea de fácil uso, de esta forma los trabajadores podrán aprender de manera rápida.
Por otro lado, aunque pueda parecer obvio, antes de llevar a cabo la capacitación se debe implantar el gestor documental y dejarlo listo para usar. ¿Por qué? Porque así los empleados llevan a la práctica inmediatamente lo aprendido y retienen fácilmente los nuevos conocimientos. La formación a destiempo podría significar pérdida de tiempo y de dinero
Desarrollar un plan de capacitación
El plan de capacitación integral debe abarcar cada aspecto relacionado con el uso del gestor de documentos, desde su navegación y funcionalidades básicas hasta el análisis de datos y la automatización de tareas. Algunos de los aspectos a tomar en cuenta son los siguientes:
- Dividir la información a transmitir en múltiples módulos, no sólo para que sea manejable, también para que el empleado pueda establecer metas claras y realistas durante la formación y pueda mantenerse motivado.
- Definir los conocimientos y habilidades específicas que deben obtener los trabajadores durante la capacitación. Por ejemplo, utilizar las funciones de búsqueda avanzada, cargar documentos, comprender el proceso de aprobación y firma electrónica, etc.
Preparar las políticas de gestión documental
Al capacitar a los equipos de trabajo sobre el nuevo sistema de gestión documental, es importante tener preparado y entregarles las políticas y procedimientos del uso del sistema. Les ayudará a saber cómo utilizarlo y a conocer las reglas de uso.
- Por ejemplo, se debe especificar el propósito de cada documento (facturas, contrato, informes, etc.) e incluir convenciones sobre los formatos de archivos, etiquetas, estructura de carpetas, etc.
Compartir las pautas, procedimientos y estándares desde el principio, además de que facilita la comunicación entre los empleados y las coordinaciones y gerencias, también permite unificar la manera en la que opera la organización y garantizar la coherencia y calidad en la administración de los documentos.
Estrategias para la capacitación del empleado al implantar un software de gestión de documentos
A continuación, se presentan 5 claves para proporcionar a los empleados una formación eficaz:
1 Aprovechar los recursos existentes
Cuando se capacita a los equipos de trabajo en el uso del software de gestión documental es imprescindible aprovechar todos los recursos de formación que pueda tener el proveedor tecnológico, como vídeos de entrenamiento, cursos de formación in situ, seminarios web, demostraciones online, etc. De esta forma la organización optimiza sus recursos. Por supuesto:
- Los recursos de capacitación que brinda el proveedor pueden ofrecer información general sobre el sistema. Además, varían según cada proveedor y la licencia o suscripción adquirida.
- La empresa debe enfocarse en crear recursos para la formación del uso del sistema informático en casos específicos, de acuerdo a cómo se desea aprovechar la herramienta en la organización.
2 Personalizar la capacitación
La tecnología actual permite personalizar la formación y adaptarla al estilo de aprendizaje de cada persona y a las necesidades y responsabilidades de cada empleado. Por ejemplo, es posible
- Combinar estrategias de aprendizaje para satisfacer los requerimientos de todos, como sesiones de capacitación en personas, seminarios web interactivos, tutoriales en línea, etc.
- Diseñar material de capacitación enfocado en cada equipo de trabajo, con los detalles más relevantes para las distintas funciones específicas que desempeñan.
- Crear material de capacitación en diversos medios: audios, vídeos, documentos de texto,etc.
- Ofrecer cursos de formación por módulos, para que cada empleado pueda aprender a su propio ritmo. Así, cada persona puede repetir alguna sesión si necesita más tiempo para asimilar el contenido o acelerar el curso si desea avanzar con rapidez.
3 Alinear la capacitación en función de los objetivos comerciales
La formación sobre el uso del sistema de gestión de documentos debe tener un mayor enfoque en hacer cumplir los objetivos de la organización. Por ejemplo,
- Si la empresa tiene como meta incrementar la colaboración entre equipos de trabajo, la capacitación debe afianzar aún más el uso de la funcionalidades del software que impulsan tal colaboración, como la edición de documentos y el control de versiones.
- Si el objetivo principal es liberarse del papel, es importante centrarse en la creación, recepción y envío de documentos digitales, en su aprobación y en la firma electrónica.
4 Designar líderes en la gestión de documentos
En todo grupo de formación existen individuos que captan más rápido la información o tienen mayores habilidades que otros para la tecnología.
Durante el proceso de capacitación en el uso del gestor documental es clave identificar a estos trabajadores de aprendizaje rápido y designarlos como líderes en la gestión de documentos. ¿Para qué? Para que desempeñen diversos roles dentro de la empresa. Por ejemplo:
- Ayudar a otros trabajadores durante la etapa inicial de capacitación.
- Mantener contacto con el proveedor del software para la resolución de problemas técnicos o la gestión de actualizaciones.
- Resolver dudas y brindar una especie de soporte continuo para los demás empleados.
5 Fomentar un entorno de aprendizaje colaborativo
El aprendizaje colaborativo es un método innovador de enseñanza en el que los empleados aprenden de sus pares, intercambian puntos de vista y buscan soluciones a cada caso que enfrentan. Es una forma de maximizar las ventajas de toda herramienta tecnológica.
Para fomentar un entorno de aprendizaje colaborativo es necesario planificar, coordinar las acciones necesarias para incentivar a los empleados a compartir conocimientos, experiencias y consejos sobre el uso del nuevo sistema de gestión documental.
Por ejemplo, es necesario crear espacios que fomenten el intercambio de conocimiento, como crear áreas comunes con diseños originales o salas de reuniones para facilitar las brainstorming sessions y los workshops.
Acompañamiento y soporte en la implantación del software de gestión documental
En GEDSA te ayudamos a planificar e implementar el sistema de gestión documental que se adecue a los requerimientos de tu empresa. Comprendemos las necesidades y buscamos la mejor solución.
Brindamos acompañamiento durante el proceso de implantación del software y ofrecemos un soporte continuo para ayudarte a resolver cualquier incidencia.
Si deseas conocer los beneficios de un gestor documental, contáctanos. En GEDSA trabajamos para cuidar tu activo más valioso: la información.
