Gestionar la documentación esencial ofrece ventajas significativas a las empresas a nivel de costes de operaciones, de productividad, de seguridad y de gobernanza de la información. Pero si la organización no cuenta con los departamentos, instalaciones, sistemas o personal capacitado, se hace necesario confiar en manos expertas.
En GEDSA contamos con más de 25 años aportando los recursos técnicos, la tecnología, el conocimiento y las instalaciones para optimizar los procesos de custodia y digitalización de documentos, la implantación de softwares especializados, la captura y extracción de datos y la gestión de archivos.
Somos parte de un grupo líder en gestión documental y estamos para brindarte todas las soluciones tecnológicas y operativas a través de la Business Process Outsourcing BPO y nuestros servicios de urgencia, únicos en el sector.
¿En qué consisten los servicios de urgencia BPO de GEDSA?
En GEDSA conocemos la importancia de que las organizaciones cuenten con un acceso oportuno, rápido y seguro a la información en todo momento y ante toda circunstancia. Aún más cuando el tiempo constituye un factor determinante para la gestión empresarial.
Por esto, manteniendo nuestros procesos asertivos, transparentes y de alta seguridad hemos diseñado los servicios de urgencia de gestión documental para darte respuesta inmediata ante:
Cualquier escenario adverso
Ante inundaciones, incendios, desastres naturales y cualquier otro escenario adverso que pueda ocasionar la destrucción o alteración de los documentos físicos que resguardas en tu empresa, GEDSA te ofrece el plan de servicios urgentes.
Nos encargamos de poner a salvo la información crítica de tu organización de manera rápida, extrayendo los documentos de los espacios peligrosos y resguardándolos físicamente de manera segura en nuestras instalaciones. Además, de manera complementaria, previa evaluación y análisis de las condiciones y tipo del material a gestionar, podemos realizar la digitalización documental.
Los procesos de digitalización empresarial que requieren premura.
Actualmente las empresas deben llevar a cabo los procesos de digitalización y así elevar su capacidad competitiva y asegurar su cuota de mercado.
Si estos procesos requieren premura debido a la naturaleza de la empresa y al sector en el que se desenvuelva, en GEDSA te asistimos con la celeridad que el caso requiera. Evaluamos rápidamente las condiciones, cantidades y tipología de los fondos a gestionar, después te proponemos un plan que abarca la correcta digitalización de documentos, su clasificación y almacenamiento, para generar un sistema de información estructurado y completamente eficaz.
Los procesos diarios que requieren acción urgente
Si la empresa ejecuta todos los días tareas que generan información vital, te brindamos un servicio de digitalización diaria urgente. En un primer paso, definimos los alcances del trabajo, por lo que procedemos a la evaluación de la cantidad y tipos de documento.
Después establecemos el plan más adecuado para tu empresa, implicando acciones como: la recogida de documentación de cada jornada anterior, la digitalización rigurosa, la indización y la entrega rápida y remota mediante transferencia de archivos vía SFTP, en el menor
Servicios de urgencia y servicios auxiliares de GEDSA
Sabemos que la información y la digitalización es la base del crecimiento de tu negocio. Por lo que te ofrecemos nuestros recursos, experiencia y tecnología de gestión documental y digitalización para tu empresa a través de los siguientes servicios de urgencia y servicios auxiliares:
Custodia de documentos
Contamos con centros de custodia diseñados específicamente para almacenar de manera segura la documentación de tu empresa. Por lo tanto, ante los requerimientos urgentes estamos capacitados para proporcionar el servicio de custodia de documentos de manera inmediata.
Incluye la recogida y traslado de la documentación, la clasificación y la indexación en nuestras instalaciones. Además, gracias a nuestros avanzados sistemas avanzados de gestión de custodia mantendrás un acceso seguro a la información en el momento en que lo necesites.
Digitalización de facturas y documentos
Ante escenarios de emergencia, en donde se requiera poner a salvo los documentos críticos de la empresa (facturas, albaranes, manifiestos de carga, historiales…) o hacer uso de los datos digitalizados, nuestros servicios de urgencia actúan rápidamente para ofrecer un servicio completo al cliente.
Por esto, acudimos inmediatamente y, además de una asesoría oportuna y la custodia de documentos, le ofrecemos nuestros servicios de digitalización documental, como un procedimiento auxiliar que le ayuda a mantener sus archivos a salvo. Siempre en función de las condiciones, tipo y cantidad de los documentos, creamos un plan para una digitalización rigurosa y rápida.
Contamos con la tecnología para extraer automáticamente datos de documentos en cualquier formato y para procesar grandes volúmenes de información. Lo que permite alimentar rápidamente y con el menor coste cualquier sistema de contabilidad.
Nuestro proceso de digitalización de facturas se encuentra certificado bajo los requisitos técnicos establecidos en la orden EHA 962/2007. Por lo tanto te proporcionaremos una solución rápida para la digitalización de tus facturas bajo todas las garantías legales.
Seguridad de la información con GEDSA: certificación ENS
Somos los únicos en el sector de gestión documental en contar con el certificado ENS.
La calidad de nuestra gestión documental se basa en la experiencia, el conocimiento y el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación TIC. Para garantizar la seguridad en estos sistemas implementamos estrategias de defensa y prevención contra toda amenaza que pueda incidir sobre la integridad, la disponibilidad, la confidencialidad, el valor o el uso de la información de nuestros clientes.
Mantenemos las buenas prácticas de seguridad y efectuamos los controles necesarios exigidos por la norma ISO/IEC 27001 y el Esquema de Nacional de Seguridad ENS para garantizar la integridad tanto de nuestros sistemas como de la información de nuestros clientes.
Además, todo nuestro personal técnico suscribe un contrato de confidencialidad permanente, un compromiso de no divulgación de la información que se mantiene hasta después de que termine la relación laboral.
Por qué es importante la digitalización documental
La digitalización documental es importante porque, sin importar lo que pase, tu negocio seguirá operando.
Gracias a la digitalización se minimiza el riesgo de que tu empresa pierda el acceso a información crítica, además se incrementa tu capacidad para tomar decisiones asertivas y mejorar el servicio al cliente.
Pero la digitalización no solo trata de convertir todos los documentos físicos a un formato digital, también asegura almacenar, de manera estructurada, los documentos digitalizados en un software de gestión documental que garantice la calidad, la seguridad y el acceso oportuno y rápido a la información.
GEDSA como partner en tu gestión de documentación
A través de los servicios BPO GEDSA de gestión documental te ofrecemos la oportunidad de optimizar tus recursos y procesos mientras te enfocas en las tareas realmente valiosas para alcanzar la mayor productividad de tu empresa.
Además, gracias a los servicios de urgencia te brindamos la respuesta inmediata para que tu empresa opere completamente blindada ante cualquier incidencia que pueda representar un peligro inminente para la documentación.
En GEDSA nuestra prioridad son los clientes. Contáctanos. Adaptamos todos nuestros servicios BPO a las prioridades y requerimientos inmediatos que tenga tu empresa.
