En GEDSA conocemos que frecuentemente el personal implicado en las tareas de archivo o gestión documental no asume únicamente estas tareas sino que estas se “diluyen” como parte de otras funciones administrativas. Así pues, el mejor método para estimar el coste en este capítulo es proyectarlo por tarea / documento y no por número de efectivos.
Las empresas que implementan gestión documental generan ahorros de hasta un 85%
¿Qué cuesta más: archivar o digitalizar?
Como es natural, una de las prioridades de las empresas es la eficiencia para así conseguir una mejor productividad, uno de los objetivos principales.
En algunas ocasiones, tendemos a buscar la economización directamente en la sala de producción o en las personas, sin indagar más adentro, hasta el almacén.
¿Y si digitalizar los documentos resultara más económico que archivarlos uno detrás de otro? ¿Cuánto tiempo (tiempo que pagamos, al fin y al cabo) terminaríamos ahorrando con la Gestión Documental?
Pretendemos aportar herramientas para estimar el coste en el que actualmente incurre su empresa en gestión documental “tradicional” con un archivo en papel. Una vez conozcamos cuáles son nuestros costes podremos evaluar la oportunidad que supone la digitalización a nivel de ahorro de costes.
Clasificación y referenciación: 3 minutos.
Distribución a sus destinatarios: 2 minutos
Archivo: 4 minutos
Pongamos por ejemplo que su compañía recibe unos 10 documentos al día. Aplicando el tiempo de realización por tarea, estaríamos hablando de un coste máximo de 1 hora y media y mínimo de una hora y diez minutos (si no se requiriese distribución en ningún caso).
Hay que tener en cuenta que nos centramos en ratio bastante bajo ya que estamos computando cualquier documento que deba conservarse en la empresa, sean notificaciones, certificados, contratos, documentos técnicos, etc. Por esto mismo, a mayor número de documentos gestionados mayor coste.
Además, a estos costes de incorporación de los documentos habría que sumarle los suscitados por su consulta. Tomemos algunos datos de referencia por tarea / documento:
Búsqueda: 4 minutos
Distribución: 2 minutos
Re-archivo: 2 minutos
Dependerá este capítulo de lo activa que sea la documentación o, dicho de otro modo, de la vinculación existente entre la actividad de nuestra empresa y el fondo documental. Obviamente, todas las empresas sin excepción requieren gestionar cierta documentación pero algunas de ellas presentan un alto grado de dependencia de la información en el desarrollo de sus actividades. Este tipo de empresas serán las que incurrirán en un mayor coste en la consulta de documentación.
Por ejemplo, si en nuestra empresa requerimos la consulta de 10 expedientes o documentos al día, necesitaremos una hora para localizarlos y hacerlos accesibles a los interesados, a lo que habría que sumar unos 20 minutos para registrar su devolución y re-archivado físico. En una empresa con mayores necesidades de acceso a la información este coste aumentará de forma proporcional al incremento en las consultas de documentación.
En resumen:
Coste en horas de gestión archivo en papel:
| Servicio | Diario | Mensual | Anual |
| Incorporación 10 documentos | 1,50 | 30,00 | 330,00 |
| Consulta 10 documentos | 1,33 | 26,60 | 292,60 |
| Total (horas) | 2,83 | 56,60 | 622,60 |
| Total (euros) | 10,53 | 210,67 | 2.317,35 |
Estos costes multiplicados por el precio / hora del perfil que esté gestionando actualmente este tipo de tareas nos da una magnitud bastante ajustada del coste en que estamos incurriendo gestionando un archivo en papel.
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