Ambientalys Consultoría y Análisis S.L.

En Julio de 2024 la empresa Ambientalys Consultoría y Análisis S.L. (en adelante Ambientalys) se ponía en contacto con nosotros demandando una solución para el tratamiento de los datos relacionados con los partes de trabajo de muestras analíticas que emitían técnicos de análisis en sus intervenciones.

Ambientalys se encuentra en Paterna (Valencia), y es un laboratorio Certificado ENAC, especialistas en análisis de Legionella en todo tipo de matrices y del control de calidad del agua de consumo. Adicionalmente son expertos en evaluar la calidad de los ambientes interiores y la calidad y seguridad alimentaria.

Los partes de trabajo que les llegan desde todos sus clientes, y que reciben a diario, incluyen infinidad de datos que se deben administrar, lo cual supone una tarea compleja que requiere de una preparación y conocimiento especifico. Actualmente en el mercado hay cantidad de soluciones informáticas que nos facilitan la gestión de los datos utilizando tecnología OCR de reconocimiento de caracteres, pero en este caso particular las tipografías que se reflejan en la documentación a grabar no hacen viable aplicar esas soluciones. Pero lo verdaderamente complejo, que convierte la actividad de gestionar todos esos datos en un proyecto singular, es la diversidad de formatos, nomenclaturas, variables, y matices, que generan una gran carga de trabajo, proceso que no puede automatizarse teniendo en cuenta que los documentos generalmente están manuscritos.

Además, debido a regulaciones normativas en el sector de los laboratorios, esta actividad ha coincidido en el tiempo con un crecimiento exponencial de Ambientalys y por consiguiente, con el aumento de la carga de trabajo interna, lo cual obligaba a encontrar una solución.

Por otra parte, la necesidad de agilizar todo el proceso de grabación y captura de los datos y de exportarlos diariamente a la herramienta utilizada para gestionar la información, precisaba de la dedicación en exclusiva de un equipo de trabajo.

En este contexto Grupo Entorno Documental, S.A. (en adelante Gedsa) nos ponemos manos a la obra para proporcionar a Ambientalys una solución a medida para que resuelva las dinámicas de trabajo con la gestión de la documentación y la captura y grabación de los datos.

La gestión eficiente de la información contenida en los partes de trabajo que diariamente recogemos de la sede de Ambientalys se ha convertido en un pilar fundamental de los procesos de la Compañía.

El grabador de datos, de Gedsa no limita su acción a la única labor de la introducción del dato, ya que con su participación analiza y clasifica la información de los partes de trabajo en los campos que se han implementado en la herramienta informática utilizada, y transforma la información contenida en los documentos físicos en activos digitales valiosos y accesibles, por tanto, este proceso va más allá de la simple transcripción y reproducción de datos, ya que implica la extracción precisa y organizada de datos relevantes para su posterior grabación y gestión. El servicio comienza con un análisis exhaustivo de los partes de trabajo de muestras analíticas a procesar, seguido de una meticulosa preparación documental, y durante la fase de grabación y captura de los datos aplicamos rigurosos controles de calidad y verificación de datos.

Finalmente, el proceso culmina con la entrega de los ficheros informáticos con la información registrada, debidamente indexada y preparada para su integración en los sistemas de gestión de Ambientalys. Adicionalmente a toda esta gestión, una de las actividades realizadas con los partes de muestras analíticas es que digitalizamos toda la documentación como medida de control y para tener un registro de los partes a procesar y, además, este proceso nos da la trazabilidad de la gestión a seguir.

En paralelo facilitamos esos ficheros digitales a Ambientalys para que de inmediato a la recogida de los documentos, dispongan de una copia digital, al objeto que ante cualquier eventualidad puedan disponer de la información contenida en los partes. Todas estas actuaciones las realizamos a partir de nuestra herramienta de gestión I-Scan, que es un software versátil de desarrollo propio adaptable a las necesidades de nuestros clientes.

Como premisa principal para atender correctamente a nuestros clientes tenemos claro que debemos hacer propio el objetivo a conseguir involucrándonos desde el arranque del proyecto. Únicamente desde esta forma que tenemos de entender los proyectos, así como implementando acciones de seguimiento diarios, nos podemos orientar al éxito. No obstante, siempre es fundamental el análisis de las necesidades del cliente para alinear correctamente procedimientos, herramientas y objetivos. Y en este proyecto en concreto, la formación para poder asimilar la información de los documentos planteaba un reto en sí mismo, que nos exigía esfuerzo, rigor y una retroalimentación continua.

Todo esto no habría sido posible sin la estrecha colaboración del equipo de Ambientalys y la buena sintonía que existe en la interacción con el equipo de trabajo de Gedsa. En Gedsa conocemos la importancia de la información y de que supone ofrecer un buen servicio de gestión del dato para tu empresa, por esto contamos con un equipo humano altamente cualificado y una solución de gestión documental inteligente que se integra con tus herramientas tecnológicas, ofreciéndote seguridad, reducción de costes y eficiencia.

Nuestro compromiso con la digitalización y gestión documental asegura la calidad total en cada proyecto.