Consultoría archivística y tecnológica en un despacho profesional

El cliente se auto-diagnosticó ciertos problemas en gestión documental que le llevaron a contratar la suscripción en la nube de la herramienta de gestión documental Athento ECM. Pero, al poco tiempo, se evidenció que además de sus necesidades a nivel de repositorio electrónico, y para poder explotar las funcionalidades adicionales que Athento le ofrecía, debía abordar la implantación desde un punto de vista archivístico.

  • CLIENTE Consultoría medioambiental cuya misión es el estudio y diseño de proyectos para sus clientes.
  • AÑO 2014
  • ¿QUÉ HICIMOS? Este proyecto suponía una oportunidad para adaptar la herramienta Athento de forma que optimizase el control sobre los proyectos y agilizase la toma de decisiones. El estudio se articuló sobre la metodología DIRKS (Design and Implementation of a Record Keeping System), basada a su vez en la metodología propuesta por la norma australiana de gestión de documentos (AS 4390).
  • CATEGORÍA ,

METODOLOGÍA DIRKS APLICADA AL ESTUDIO

Basada a su vez en la metodología propuesta por la norma australiana de gestión de documentos (AS 4390)

ANÁLISIS ESTÁTICO

Se componía de: una investigación preliminar de la documentación existente y de un estudio del entorno normativo además de análisis de las actividades, identificación de requisitos en materia de gestión documental y evaluación de los sistemas existentes.

ANÁLISIS DINÁMICO

Basado en dos puntos fuertes: identificación de las estrategias para cumplir con los requisitos y desarrollo de las herramientas del sistema. En este último entraban tareas como puntos de actuación y modificación sobre Athento, procedimientos de control o adecuación de políticas documentales, entre otros.

CLASIFICACIÓN DIRKS

Gedsa clasifica las etapas DIRKS según formen parte del análisis estático (de la situación de partida) o dinámico (diseño de la solución) que se completan (de forma no lineal, sino de forma reiterativa parcial o gradualmente) las 5 fases que completan el ciclo de trabajo

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Algunas de las mejoras experimentadas...

"Una mayor estructura de la información, los conjuntos de metadatos aplicables para cada tipo de agrupación"

"Mejor información sobre los periodos de conservación establecidos para los documentos y agrupaciones"

 

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