#Indexación en tiempos del #hashtag

Hubo un tiempo en que explicar a un cliente en qué consistía la indización = indexación = atributado = asignación de metadatos = grabación de datos era un árduo ejercicio intelectual… En la actualidad, cualquier usuario de las redes sociales reconoce e intuitivamente es capaz de valorar el fin y beneficios del uso de etiquetas o hashtag como herramienta para agrupar temáticas y optimizar el resultado de las búsquedas de información.
La filosofía con la que utilizan estas etiquetas en las redes sociales (agregar sus publicaciones a corrientes de opinión o temas concretos) es la misma que puede extrapolarse en la gestión documental de su organización. Es más, en teoría documental, una publicación en Twitter, Facebook, etc. no deja de ser un documento en tanto que es un soporte de cierta información inteligible.
Así pues, entendemos que mayor es la necesidad etiquetar correctamente aquellos documentos que constituyen el testimonio de determinada actividad en nuestra organización. Cierto es, asimismo, que en un entorno de trabajo se persigue una mayor precisión en la recuperación de la información, menos importante en un contexto social.
Siendo así, es importante contar con expertos que puedan aconsejarle en la adopción del esquema de metadatos que más se ajuste a las necesidades de su Sistema de Gestión Documental o apoyarle en el diseño de un sistema específico para su organización que tenga en cuenta cuestiones como la normalización, racionalidad y automatización en la entrada de datos, entre otras.
En GEDSA tenemos amplia experiencia en proyectos de optimización la gestión documental en empresas e instituciones: digitalizando el fondo en papel del archivo, implantando un software de gestión de contenidos (ECM), analizando y recomendando mejoras en gestión documental,… Todos estos proyectos implican en mayor o menor medida el diseño de un proceso de indexación y la adopción un esquema de metadatos que de solución a las necesidades de nuestros clientes.

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