El DIY en la digitalización de documentos

Ante la falta de medios económicos, algunas organizaciones se han planteado la ejecución de proyectos de digitalización de documentos -incluso con carácter histórico (y por tanto, con requerimientos especiales)- por el propio personal a cargo del Archivo.

Pero ¿es este el planteamiento más óptimo de un proyecto de digitalización? Para resolver esta cuestión, podría ser recomendable responder antes este cuestionario:

¿Dispone la institución de los medios técnicos (fundamentalmente escáneres) óptimos para obtener la calidad requerida del documento original? 

¿Cuenta con el personal necesario y adecuado (en rango y categoría) para la ejecución de estas tareas eminentemente operativas?

La realización por medios propios del proyecto, ¿es decisiva para el éxito del proyecto?
¿Tiene conocimientos suficientes para determinar el valor de las variables de calidad de la imagen en relación con las características físicas de los documentos y la normativa aplicable?  

¿Tiene el software utilizado para la digitalización potencialidades en cuanto a la automatización de tareas como la captura de datos, el volteado de imágenes o el ajuste automático del tamaño?  

¿Dispone de las herramientas (y conocimientos) necesarios para mejorar la calidad y legibilidad de la copia digitalizada respecto al documento original?  

¿Se ha planteado (y ha resuelto) el repositorio o medio alternativo de consulta y recuperación de los documentos digitalizados?

Si ha respondido “No” a una o varias de estas cuestiones es altamente probable que la ejecución del proyecto de digitalización de forma externalizada le aporte beneficios tangibles, sobretodo en cuanto a optimización de costes y aseguramiento de la calidad del resultado.

En GEDSA estaremos encantados de ayudarle si toma la decisión de externalizar la ejecución de su proyecto digitalización, así como de orientarle si requiere de nuestra ayuda en su diseño y definición.

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